Tietosuoja Hämeenlinnan seurakunnissa

Henkilötietojen asianmukainen käsittely on seurakunnissa tärkeä asia. EU:n tietosuoja-asetuksessa kerrotaan, mitä oikeuksia sinulla on, kun käsittelemme henkilötietojasi.

Sinulla on oikeus

Saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä. Rekisteröidyllä on oikeus tietää kuka rekisterinpitäjä on, miksi henkilötietoja tarvitaan, kuinka kauan henkilötietoja tarvitaan, luovutetaanko henkilötietoja eteenpäin ja miten henkilötietoihin liittyviä oikeuksia voi käyttää. Tiedot löytyvät tietosuojaselosteesta.
Saada pääsy tietoihin. Rekisterinpitäjän on kerrottava sinulle, käsitteleekö se sinua koskevia henkilötietoja. Sinulla on oikeus pyynnöstä saada jäljennös sinua koskevista henkilötiedoista. Sinulla on oikeus saada tietää mistä henkilötietosi on hankittu, miksi niitä tarvitaan, kuinka kauan niitä tarvitaan, onko henkilötietojasi luovutettu tai aiotaanko niitä luovuttaa eteenpäin – ja jos kyllä, niin kenelle; onko tietoja siirretty EU:n ulkopuolelle – jos kyllä, miten ne on suojattu; käytetäänkö tietojen käsittelyssä automaattista käsittelyä – jos, miten se toimii sekä miten voit käyttää henkilötietoihin liittyviä oikeuksiasi.
Oikaista tietoja.
Poistaa tiedot ja tulla unohdetuksi.

Unohdetuksi tuleminen ja tietojen poistaminen

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus tulla unohdetuksi. Se tarkoittaa, että kaikki sinua koskevat henkilötiedot poistetaan jostakin tietojoukosta.

Rekisterinpitäjän täytyy poistaa henkilötietosi näissä tapauksissa:

Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse tietojasi alkuperäiseen tarkoitukseen.
Peruutat antamasi suostumuksen, eikä tietojesi käsittelylle ole muuta laillista perustetta.
Vastustat tietojesi käsittelyä, eikä käsittelylle ole perusteltua syytä.
Vastustat tietojesi käsittelyä suoramarkkinointiin.
Tietojasi on käsitelty lainvastaisesti.
Tietosi on poistettava lainsäädännön perusteella.

Tietosi on kerätty huoltajasi suostumuksen perusteella tietoyhteiskunnan palvelujen tarjoamisen yhteydessä. Tietoyhteiskunnan palveluita ovat esimerkiksi verkkokaupat ja sosiaalinen media.

Rekisterinpitäjän ei kuitenkaan ole pakko poistaa henkilötietojasi, jos ne ovat perustellusti tarpeellisia seuraavia tarkoituksia varten:

sananvapaus ja tiedon välittäminen
lain noudattaminen
rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen
yleinen etu – esimerkiksi arkistointi, tutkimus tai tilastointi
oikeusvaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen.
rajoittaa tietojen käsittelyä
vastustaa tietojen käsittelyä
Joissakin tilanteissa voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että tietojasi ei käsiteltäisi ollenkaan. Vastustaminen on mahdollista, jos rekisterinpitäjä käsittelee tietojasi yleisen edun tai julkisen vallan vuoksi tai oikeutetun etunsa perusteella. Voit vastustaa tietojesi käsittelyä, jos sinulla on siihen jokin henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvä erityinen syy. Jos kyse on suoramarkkinoinnista, sinun ei kuitenkaan tarvitse perustella vastustamista.
siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus saada sinua koskevat tiedot itsellesi ja siirtää ne toiselle palveluntarjoajalle. Seurakunnan vaihtaminen ei edellytä tietojen siirtoa, sillä kaikki Suomen ev. lut. seurakunnat käyttävät yhteistä jäsentietojärjestelmää.
olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi
Automaattista päätöksentekoa käytetään joskus esimerkiksi luotto- ja työhakemusten seulonnassa. Sinulla on oikeus vaatia, että sinua koskevat päätökset tekee ihminen. Hämeenlinnan seurakunnissa ei käytetä automaattista päätöksentekoa.

Kaikkia oikeuksia ei voi käyttää kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietojasi käytetään.

Tietopyynnön esittäminen

Ota yhteyttä sähköpostitse osoitteella: hameenlinnan.seurakuntayhtyma@evl.fi.

Kerro pyynnössä:

mitkä tiedot haluat tarkastaa
haluatko tarkastaa kaikki tietosi vai tiedot tietyltä ajanjaksolta
missä muodossa haluat tiedot
nimesi ja mahdollinen seurakunnan jäsenyys
yhteystietosi (esimerkiksi sähköpostiosoite tai puhelinnumero).

Ota huomioon, että rekisterinpitäjän on kyettävä tunnistamaan tietopyynnön esittäjä. Varaudu saapumaan tunnistautumista varten toimipaikkaamme.

Hämeenlinnan seurakuntayhtymässä on yhtymäorganisaation lisäksi itsenäisiä seurakuntia. Kukin taho toimii rekisterinpitäjänä erikseen.

Rekisterinpitäjän täytyy vastata sinulle yhden kuukauden kuluessa. Jos pyyntöjä on monta tai ne ovat monimutkaisia, rekisterinpitäjä voi ilmoittaa tarvitsevansa enemmän käsittelyaikaa, mikä on enintään kolme kuukautta.

Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy antamasta tietoja, sen täytyy kertoa kieltäytymisen syy. Kieltäytymisen on perustuttava lakiin. Jos kieltäytymiselle ei mielestäsi ole perusteita, voit tarvittaessa ottaa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun.

Tietosuojapolitiikka

Tietosuojapolitiikka määrittää ne periaatteet, toimintatavat ja vastuut, joita noudatetaan Hämeenlinnan seurakuntayhtymän (Hämeenlinnan seurakunnat ja seurakuntayhtymä) tietosuojan toteuttamisessa ja kehittämisessä.

Tietosuojaselosteet

Tietosuojaseloste on asiakirja, jolla organisaatio informoi rekisteröityjä heidän henkilötietojensa keräämisestä ja käsittelystä sekä heidän oikeuksistaan. Hämeenlinnan seurakuntien tietosuojaselosteet.